Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de LTM3 SAS
A continuación, se presenta la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante la Política de Privacidad) aplicable a las personas que suministren sus datos personales (en adelante el “Titular”) a la sociedad LTM3 SAS (en adelante “LTM3”, “La Empresa” o Nosotros”), los cuales se incluirán en las bases de datos de LTM3 y serán sometidos a Tratamiento por parte de dicha sociedad.
El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su Información Personal.
En esta Política de Privacidad, La Empresa define los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares (en adelante “Los Titulares” o “Usted”), la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
El marco legal definido será el siguiente, sin perjuicio de las leyes, decretos y en general normas que las aclaren, sustituyan o modifiquen:
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Constitución Política, artículo 15;
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Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023;
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Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010;
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Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013; y
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Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011
1. Responsable y Encargado del Tratamiento:
LTM3 S.A.S., sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., constituida por Documento Privado de Asamblea de Accionistas del 31 de mayo de 2010, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. el día 4 de junio de 2010, con Matrícula Mercantil número 01997626 y NIT No. 900.361992-4.
Los Encargados del tratamiento serán todos aquellos terceros a quienes La Empresa les trasmita los datos de los Titulares. Los Encargados se sujetarán a la presente Política de Privacidad y realizarán el Tratamiento de la forma en que La Empresa estrictamente les ordene, contando con el consentimiento de los Titulares. Asimismo, La Empresa, en ocasiones, fungirá como Encargado del Tratamiento de Datos cuyos responsables son los clientes de La Empresa; en estos casos, el Tratamiento que se realice sobre tales datos, estará supeditado a las instrucciones y la Política de Privacidad y Tratamiento de datos del cliente, así como a los principios que rigen el derecho de Hábeas Data en Colombia; en cualquier caso, velará, en la mayor medida posible, por la conservación y seguridad de la información, usando para ello, los medios técnicos y tecnológicos razonables e idóneos.
2. Alcance de la Política de Privacidad
La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LTM3, en los eventos en los cuales se le considere como responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
3.Definiciones:
3.1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).
3.2. Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
3.3. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
3.6. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
3.7. Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3.8. Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.9. Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.
3.10. Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
3.11. Cookies: son archivos con datos que se generan en el explorador y en el disco duro de los computadores, teléfonos inteligentes, tabletas o cualquier otro dispositivo desde el que el Titular acceda a un sitio web. Por medio de estos, se recauda información sobre las preferencias y acciones de los Titulares al navegar. De igual manera estos datos se utilizan para personalizar la experiencia del Titular.
4. Tratamiento de los Datos Personales por parte de LTM3:
LTM3, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a proveedores, contratistas, trabajadores, extrabajadores, acreedores, clientes (arrendatarios, usuarios, huéspedes), deudores, clientes y accionistas. a través de diferentes medios tales como medios físicos o virtuales (en adelante la “Información Personal”).
I. CLIENTES POTENCIALES:
Para efectos de desarrollar su actividad comercial, la Empresa recolecta información de personas naturales, así como los datos personales de personas naturales vinculadas a personas jurídicas.
La Empresa recolecta datos por diferentes canales como, pero sin limitarse al registro en la página web de la Empresa, así llamadas por parte de los Titulares a nuestros números de contacto, la reservación a través de nuestros medios electrónicos o de terceros. El Tratamiento de los Datos Personales de clientes potenciales que se recolectan está sujeto a la presente Política de Tratamiento de Datos, por lo que los Titulares autorizan expresamente el uso de sus Datos Personales para algunos o todos los siguientes fines:
1. Registro en los sistemas de La Empresa.
2. Cumplimiento de las obligaciones contraídas por nosotros.
3. Fortalecimiento de relaciones comerciales, enviando información relevante sobre productos y condiciones de negocio de La Empresa.
4. Elaboración y entrega de reportes solicitados por entidades del Estado.
5. Ponernos en contacto con Usted en el evento de que se genere algún tipo de problema o inconveniente con su inscripción.
6. Mantener controles estadísticos y administrativos.
7. Almacenar y clasificar la información suministrada por los Titulares para su fácil identificación.
8. Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral su comportamiento comercial, incluidas las consultas en las centrales de riesgo, las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
9. Analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los titulares.
10. Envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por La Empresa.
11. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas.
12. Dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación comercial o precontractual con los Titulares.
13. Disponer de la información personal suministrada al momento de suscribir el contrato con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del mismo.
14. Contactar al cliente potencial para ofrecerle productos y/o servicios, remitir publicidad o promociones de interés ofrecidos por Nosotros, y en general para desarrollar nuestro objeto social.
15. Envío de correos electrónicos con información comercial en general.
16. Hacer comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si Usted lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
17. Efectuar estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía, segmentaciones con el fin de comprender las necesidades del Titular, sus intereses y, en consecuencia, prestar unos mejores beneficios y servicios con base en la información otorgada.
18. Prevención y detección del fraude, así como otras actividades ilegales.
19. Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de La Empresa, nuestras campañas de mercadeo y actividades especiales.
20. Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia o Newsletter o actualizaciones relacionadas con nuestra actividad económica y servicios. En cada email enviado existe la posibilidad de solicitar que no esté inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos, conforme a lo establecido en esta Política de Privacidad.
21. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de La Empresa. Para el cumplimiento de esta finalidad, La Empresa podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, carnés de vacunación, etc., lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
22. Cumplir obligaciones legales.
23. Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente
con la información suministrada; o con el fin de actualizar datos de contacto.
24. Para las demás actividades que deben llevarse a cabo en virtud de la relación
precontractual o comercial.
II. CLIENTES:
Para efectos de ejecutar los servicios ofrecidos, La Empresa recolecta Información Personal de
personas naturales, así como información Personal de los representantes legales, algunos trabajadores, contratistas y/o subcontratistas de clientes – personas jurídicas. Dicha recolección se efectúa mediante la celebración y ejecución de contratos, a través del registro de proveedores en la plataforma de facturación electrónica usada por La Empresa.
El Tratamiento de los Datos Personales de clientes que se recolecten está sujeto a la presente Política de Privacidad, por lo que, los clientes autorizan expresamente el uso de su Información Personal para los fines aquí indicados y de la manera aquí indicada. Todos los Datos Personales recolectados son necesarios para la correcta ejecución de las obligaciones contractuales adquiridas, tanto por el cliente como por La Empresa. La Empresa recolecta datos personales y de contacto de las personas naturales con las que contrata, así como de personas naturales que representan legalmente y/o están vinculadas laboral o comercialmente con los clientes de La Empresa que, en términos generales, suelen ser personas jurídicas, sea que estén o no incorporadas en Colombia.
Teniendo en cuenta que la relación con los clientes – Persona Jurídica tiene una naturaleza eminentemente comercial, La Empresa entenderá que cualquier dato de contacto que recopile en este contexto, es de naturaleza pública cuando se trate de datos usados por las personas en calidad de comerciantes. Asimismo, La Empresa entenderá que la entrega de cualquier dato de contacto por parte cualquiera de sus clientes ha sido previamente autorizada a éstos por su titular.
A continuación, se determinan aquellos usos que Nosotros le daremos a su Información Personal, los cuales Usted expresamente autoriza al registrarse como cliente en nuestras Bases de Datos y suministrarnos su Información Personal. La recolección de Información Personal permite dar cumplimiento a las obligaciones de La Empresa.
1) Registro del cliente en los sistemas de La Empresa.
2) Cumplimiento de las obligaciones contraídas por nosotros.
3) Realización de facturación.
4) Procesamiento de pagos efectuados a favor de La Empresa y verificación de saldos pendientes.
5) Fortalecimiento de relaciones comerciales, enviando información relevante sobre productos y condiciones de negocio de La Empresa.
6) Elaboración y entrega de reportes solicitados por entidades del Estado.
7) Ponernos en contacto con Usted en el evento de que se genere algún tipo de problema o inconveniente con su inscripción.
8) Mantener controles estadísticos y administrativos.
9) Almacenar y clasificar la información suministrada por los Titulares para su fácil identificación.
10) Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral su comportamiento comercial, incluidas las consultas en las centrales de riesgo, las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
11) Analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los Titulares.
12) Envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por La Empresa.
13) Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas.
14) Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular del dato y La Empresa.
15) Control de los impuestos relacionados con la relación contractual existente.
16) Dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los Titulares, si llegara a existir.
17) Disponer de la información personal suministrada al momento de suscribir el contrato con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del mismo.
18) Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados por La Empresa y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado.
19) Contactar al cliente para ofrecerle nuevos productos y/o servicios, remitir publicidad o promociones de interés ofrecidos por Nosotros, y en general para desarrollar nuestro objeto social.
20) Envío de correos electrónicos con información comercial en general o sobre las relaciones contractuales vigentes.
21) Hacer comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si Usted lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
22) Estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía y segmentaciones para fines comerciales y de mercadeo.
23) Efectuar estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía, segmentaciones con el fin de comprender las necesidades del Titular, sus intereses y, en consecuencia, prestar unos mejores beneficios y servicios con base en la información otorgada.
24) Prevención y detección del fraude, así como otras actividades ilegales.
25) Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto
registro y la utilización de las páginas web de La Empresa, nuestras campañas de mercadeo y actividades especiales.
26) Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia o Newsletter o actualizaciones relacionadas con nuestra actividad económica y servicios. En cada e-mail enviado existe la posibilidad de solicitar que no esté inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos, conforme a lo establecido en esta Política de Privacidad.
27) Efectuar comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si el titular lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
28) Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de La Empresa. Para el cumplimiento de esta finalidad, La Empresa podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, carnés de vacunación, etc., lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
29) Cumplir obligaciones legales.
30) Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la información suministrada; o con el fin de actualizar datos de contacto.
31) Para las demás actividades que deben llevarse a cabo en virtud de la relación comercial.
III. RECURSOS HUMANOS:
La Empresa da tratamiento a la Información Personal de candidatos, terceros vinculados para prestación de servicios, trabajadores y sus grupos familiares y trabajadores retirados:
a. Candidato: Es cualquier persona natural que manifiesta, por sí mismo o a través de un tercero, por cualquiera de los medios físicos o electrónicos conocidos o por conocerse, su interés de participar en procesos de selección realizados por La Empresa. La remisión de su Información Personal, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (v) datos de terceros; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a La Empresa para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Candidato, como Titular de la información, autoriza que La Empresa y los terceros que La Empresa designe, realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
1. El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en La Empresa, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones relativas a la administración de Recursos Humanos.
2. Llevar a cabo procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
3. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, mientras la información se conserve en la Base de Datos.
4. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de personas en las instalaciones de La Empresa. Para el cumplimiento de esta finalidad, La Empresa podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
b. Tercero vinculado para prestación de servicios: Es la persona natural que presta sus servicios o apoya la ejecución de algunos procesos de La Empresa a través de contratos no laborales o, que se encuentra al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con La Empresa, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial (en adelante, “Tercero Vinculado”).
Los datos personales de los Terceros Vinculados pueden ser obtenidos directamente de éste o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Tercero Vinculado. La remisión de la Información Personal del Tercero Vinculado, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (v) datos de otras personas naturales; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a La Empresa para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que La Empresa o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de La Empresa
2. Consultar y actualizar la información y los Datos Personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
3. Contactar al Titular para que participe en nuevas obras producidas por La Empresa y/o sus clientes.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de contratante.
5. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de personas en las instalaciones de La Empresa. Para el cumplimiento de esta finalidad, La Empresa podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c. Trabajador: Es la persona natural vinculada con La Empresa a través de un contrato de trabajo Los datos personales de los trabajadores pueden ser obtenidos directamente de éstos o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Trabajador. La remisión de la Información Personal del Trabajador, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; (v) datos sensibles como información sobre la salud del Trabajador; (vi) datos financieros y, (vii) datos familiares, que eventualmente puede contener datos de menores de edad; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a La Empresa para realizar el tratamiento de sus datos personales, incluyendo expresamente Datos Sensibles, de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Trabajador, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que La Empresa o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, tales como: desprendibles de nómina, beneficios derivados del contrato de trabajo, solicitud de información relevante para La Empresa, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, convenios corporativos, beneficios especiales para trabajadores y sus familias, confirmación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia del contrato de trabajo.
2. Administrar y operar directamente los procesos de selección y vinculación.
3. Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
4. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
5. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de personas en las instalaciones de La Empresa. Para el cumplimiento de esta finalidad, La Empresa podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6. Desarrollar actividades propias de la administración de Recursos Humanos, por ejemplo: afiliaciones y pagos al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales, nómina y asuntos de seguridad y salud en el trabajo.
7. Pago de salarios y, de manera genérica, cumplimiento de obligaciones del contrato laboral.
8. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
9. Planificación de actividades empresariales.
10. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de La Empresa.
11. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
Para el cumplimiento de las obligaciones de La Empresa en su condición de empleador, se hace necesario recolectar de los Trabajadores la Información Personal de su grupo familiar.
Estos datos serán tratados con las máximas medidas de seguridad conocidas y procurando que el uso de dicha información corresponda únicamente al cumplimiento de las obligaciones que correspondan a La Empresa en calidad de empleador. Los datos del grupo familiar de los Trabajadores serán almacenados por el mismo término que se conserven los datos de los Trabajadores, incluso cuando éstos pasen a hacer parte de la base de datos de trabajadores retirados, lo anterior, entendiendo que la mayoría de los datos del grupo familiar se recopilan para dar cumplimiento a finalidades relacionadas con la seguridad social.
d. Trabajador Retirado: Es la persona natural que tuvo un vínculo laboral con La Empresa, la cual terminó por cualquiera de las causas legales establecidas en la ley laboral. El tratamiento de los datos y la Información Personal de los Trabajadores Retirados está exento de autorización por constituir una obligación legal de las empresas en virtud del Artículo
2.2.44.6.13 del Decreto 1072 de 2015; lo cual no obsta para que su tratamiento se ciña a los principios de la normativa colombiana de protección de datos personales.
Las finalidades de este Tratamiento son:
1. Expedición de certificados y otros documentos laborales.
2. Archivo de documentos relativos al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. Respuesta a requerimientos de entidades gubernamentales.
4. Archivo de documentos y respuestas a las entidades del Sistema General de Seguridad Social.
5. Elaboración de estadísticas y registros históricos de La Empresa.
En virtud de lo anterior, los datos de los Trabajadores Retirados serán tratados únicamente para las finalidades indicadas en el Decreto 1072 de 2015 o cualquier norma que la modifique o adicione, y por el término allí establecido.
IV. PROVEEDORES (PRODUCTOS Y SERVICIOS):
Para el cumplimiento de sus actividades y proyectos, La Empresa se sirve de proveedores de productos y servicios. Los proveedores podrán ser personas naturales o personas jurídicas.
a. Suministro de productos: La Información Personal de los proveedores que sean personas naturales, será incorporada en una Base de Datos de La Empresa. Los contratos celebrados con personas naturales constituirán una autorización inequívoca del tratamiento de sus datos personales por parte de La Empresa. El tratamiento de la información personal se hará de conformidad con la presente Política en cuanto a las medidas de protección y tratamientos autorizados.
Asimismo, para la ejecución de los contratos descritos en esta sección que sean celebrados con personas jurídicas, La Empresa recibirá Información Personal sobre, entre otros, empleados, contratistas, subcontratistas y/o administradores de la persona jurídica. Esta transferencia de datos personales es necesaria para la ejecución del contrato; igualmente, en estos casos, La Empresa procurará, en la medida de lo posible, que el proveedor entregue únicamente los datos corporativos de las personas. La Empresa incorporará tal información en una Base de Datos y la tratará de conformidad con lo establecido en esta Política de
Privacidad en cuanto a medidas de protección y tratamientos autorizados para las finalidades descritas para este tipo de información. Los datos serán conservados por La Empresa mientras perdure su relación comercial con el proveedor y, posteriormente, mientras perdure el objeto social de La Empresa.
b. Prestación de Servicios: Los datos de las personas naturales que presten sus servicios directamente para La Empresa o que lo hagan a través de un contrato celebrado con una persona jurídica serán tratados de conformidad con lo dispuesto en la sección sobre Terceros Vinculados.
En caso tal que los Titulares descritos en el presente capítulo deban ingresar a las instalaciones de La Empresa para ejecutar el objeto para el cual fueron contratados, La Empresa recopilará datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso con la finalidad de autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de La Empresa; lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
V. ACCIONISTAS:
En virtud de lo dispuesto a lo largo del Código de Comercio colombiano, así como de las normas de contabilidad colombianas, los accionistas de La Empresa tienen la obligación legal de registrar sus Datos Personales en el domicilio de la sociedad. En esta medida, La Empresa incorporará en sus Bases de Datos, la Información Personal y datos de contacto de Accionistas con el fin de garantizar sus derechos dentro de la sociedad. Estos datos son recolectados y almacenados en virtud de la normativa en materia societaria; por lo tanto, la autorización del Tratamiento por parte de los Titulares se entiende concedida de manera inequívoca desde el momento del inicio de su participación en la sociedad. Los datos personales almacenados son aquellos determinados en la ley colombiana; estos datos pueden ser actualizados a petición de los Titulares.
La información de los Accionistas será tratada de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Privacidad y, principalmente, para las siguientes finalidades:
1. Llevar a cabo cualquier anotación u operación relacionada con la calidad de accionista.
2. Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias, así como cualquier reunión a la que haya lugar para el desarrollo del objeto social de La Empresa.
3. Atender labores de servicio y atención al accionista.
4. Dar cumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas con nuestros accionistas.
5. Informar a los accionistas sobre cualquier situación relevante acerca de los productos o servicios ofrecidos por La Empresa.
6. Prevenir, detectar y controlar cualquier actividad o información que se pueda interpretar como fraude, trato inequitativo o violación de confidencialidad.
5. Uso de la Política de Privacidad y Protección de la Información:
5.1. LTM3 informa a todos los titulares de los Datos Personales que le sean suministrados, ya sea electrónica o manualmente, que el Tratamiento de los mismos se sujetará a la presente Política de Privacidad. En consecuencia, si un Titular no se encuentra de acuerdo con la presente Política de Privacidad, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos de LTM3.
5.2. LTM3 se encuentra comprometido con la seguridad y buen uso de los datos personales que le son suministrados y, en consecuencia, se obliga a darles los usos adecuados como a mantener la confidencialidad requerida frente a los mismos de acuerdo con lo establecido en esta Política de Privacidad y en la legislación existente frente a la materia.
5.3. La Información Personal podrá ser transferida a sus filiales, vinculadas y subordinadas, así como a operadores inmobiliarios, terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme al objeto social de LTM3. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.
5.4. En todos los eventos, LTM3 podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.
5.5. De manera específica, pero sin limitarse a ello, le comunicamos que Nosotros podremos utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de La Empresa para el desarrollo de nuestras actividades y negocios. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, análisis, mensajería por email, actividades de mercadeo, gestión de cobro y/o de cartera o de pólizas de seguro, entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, la autorización otorgada a La Empresa para el tratamiento de sus datos personales comprende la facultad de transmitir sus datos a los terceros necesarios con el fin de que éstos ejecuten los servicios descritos. En este caso, La Empresa, en su calidad de Responsable del tratamiento, incluirá en los contratos que celebre, las obligaciones propias de un tercero Encargado del tratamiento.
Es importante aclarar que La Empresa ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para procurar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nuestro nombre, así como los demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.
5.6 El Titular responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos facilitados, reservándose La Empresa el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Titular que haya facilitado datos falsos.
La Empresa podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos; a dicha información se le dará el mismo Tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad, no obstante, el Tratamiento de esta última, no estará sometida a la obtención de autorización por parte del Titular.
5.6 La vigencia del Tratamiento de la Información Personal dependerá del cumplimiento de la finalidad para la que fue recolectada, por lo tanto, la Información Personal suministrada por los Titulares permanecerá en la Base de Datos correspondiente y se le dará Tratamiento hasta tanto se cumpla la finalidad y, en todo caso, por un término máximo de veinte (20) años, contados a partir de la fecha del último Tratamiento. Lo anterior para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, laboral, fiscal y tributaria; o, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información o, en todo evento previsto en la ley y la prestación del servicio.
6. Efectos de la Autorización:
6.1 Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada otorgada por parte de los Titulares a favor de LTM3 para el Tratamiento de sus Datos Personales, cualquiera que haya sido su medio (escrito, oral o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.
6.2 Es fundamental manifestar que, en el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, reorganización o liquidación de La Empresa, esta última podrá transferir la Información Personal a las partes involucradas, para lo cual se entiende autorizada en virtud de la presente Política de Privacidad.
6.3 Casos en los que La Empresa no requiere Autorización para el Tratamiento de los Datos que tenga en su poder:
Cuando la información sea solicitada a La Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
Las demás descritas en las leyes aplicables.
6.4 A quiénes se les puede entregar información por parte de La Empresa sin necesidad de contar con Autorización de los Titulares de los datos
1. A los Titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a La Empresa.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.
4. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya Autorización sea entregada a La Empresa, conforme la presente Política de Privacidad.
6.5 Si, en definitiva, La Empresa no cuenta con la autorización del Titular de los Datos Personales para darle Tratamiento de conformidad con los términos y condiciones expuestos en esta Política de Privacidad y la requiere, según lo establecido en la normativa colombiana de hábeas data, La Empresa procederá a suprimir de manera definitiva todos los Datos sobre los cuales no tenga autorización.
De la misma manera, si La Empresa no requiere seguir utilizando sus Datos Personales, los mismos serán suprimidos de manera total.
6.6 Igualmente, si el Titular de los Datos Personales no quiere que La Empresa continúe dándole Tratamiento a los mismos, deberá informárselo a La Empresa, a través de los procedimientos determinados en la normativa sobre Protección de Datos Personales, los cuales, además, se especifican en la presente Política de Privacidad. En todo caso, cuando un Titular solicite la supresión de sus Datos Personales, o manifieste su voluntad de revocar la autorización del Tratamiento de sus Datos Personales, La Empresa dará trámite a su solicitud según el procedimiento determinado en la presente Política y, al cabo de dicho procedimiento, determinará si, con base en el tipo de relación sostenida con La Empresa y la continuidad de la misma, la supresión de los Datos es procedente o no. Esta decisión deberá estar plenamente motivada y se hará entrega de una copia de la misma al Titular dentro del término legal establecido.
7. Información Personal Recolectada:
La Información Personal que LTM3 puede recolectar y someter a Tratamiento incluye, pero no está limitada a la siguiente:
a. Nombre completo del Titular de la Información;
b. Identificación
c. Fecha de nacimiento;
d. Nacionalidad;
e. Domicilio;
f. Dirección de contacto;
g. Teléfonos de contacto;
h. Correo electrónico;
i. Cuentas Bancarias;
j. Información Financiera;
k. Información Tributaria;
l. Información Laboral;
m. Información de experiencia y trayectoria en el campo;
n. Información Socioeconómica;
o. Información de actividades económicas
p. Información de referencias bancarias y/o comerciales
q. Placa del vehículo
r. Historial Crediticio
s. Información de centrales de riesgo en temas de control de lavado de activos y prevención del terrorismo.
t. Información relativa a la seguridad social.
u. Información médica.
v. La demás que sea necesaria para el desarrollo de las obligaciones contractuales o legales.
8. Finalidades y Usos de la Información:
La Empresa, Vinculadas y/o Relacionadas, en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, clientes, stakeholders entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes, sin perjuicio de los demás descritos en otras secciones de la presente Política de Privacidad.
A los datos personales que le sean suministrados a LTM3 se les dará un Tratamiento conforme a las siguientes finalidades para el uso de la información, según le aplique a cada Titular, y que al aceptar la misma Usted expresamente autoriza:
a. Análisis de la Información Personal por parte de LTM3, sus vinculadas y/o terceros subcontratados para fines internos de la empresa;
b. Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de LTM3 y sus vinculadas;
c. Incluir y darle Tratamiento a la información adquirida en virtud de la relación existente entre los Titulares y LTM3, cualquiera que sea su naturaleza jurídica (laboral, civil, comercial);
d. Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;
e. Contactar al Titular para ofrecerle nuevos productos y/o servicios, mostrar publicidad o promociones de interés ofrecidos por LTM3;
f. Contactar al Titular para que participe (bien sea como asistente o como contratistas o proveedor) en nuevos productos y/o servicios promovidos por LTM3 y/o sus clientes;
g. Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia o Newsletter. En cada email enviado existe la posibilidad de solicitar no estar inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos. Para esto el Titular deberá notificar por escrito físico ó por vía e-mail al correo reservas@8010urbanliving.com
h. Enviar al Titular información sobre productos y/o servicios basados en la información que se obtenga de sus hábitos de consumo;
i. Efectuar comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si el titular lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria;
j. Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales;
Parágrafo: Se aclara que en relación con la información de terceros relacionados con referencias bancarias y/o comerciales que los proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, arrendatarios, usuarios, huéspedes, deudores, clientes y accionistas provean serán sólo utilizados para efectos de corroborar referencias y el responsable de otorgarlos garantiza que tiene el derecho de darnos esta información para tales fines por lo que mantendrá indemne a LTM3 sobre cualquier reclamación de terceros en relación con el uso de dicha información para la corroboración de referencias.
k. Pagos de créditos, salarios, honorarios y control de los impuestos relacionados con el vínculo contractual existente.
l. Analizar el comportamiento y preferencias de los Titulares al interior de la página web y demás plataformas virtuales de La Empresa y mejorar la experiencia de navegación del Titular.
m. Cualquier otra finalidad que llegue a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre La Empresa y el Titular.
n. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus colaboradores, clientes, usuarios, proveedores, empleados y terceros Vinculados.
o. Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
p. Almacenar datos biométricos en aras de dar accesos de entrada, identificaciones, cumplimiento para participación en eventos, entre otras.
q. Soportar los procesos de auditoría de la empresa
En algunas ocasiones podremos compartir su Información Personal con sociedades Vinculadas y/o con terceras empresas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de La Empresa, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por la compañía, también podemos compartir su información si La Empresa cree que es razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general.
9. Derechos de los titulares de la Información Personal:
Usted, como titular de la Información Personal suministrada a LTM3, tendrá los siguientes derechos:
(i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Empresa o las personas naturales o jurídicas que La Empresa designe como Encargadas del Tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento;
(iii) Solicitar información sobre el uso que se le ha dado a su Información Personal;
(iv) Ser informado por La Empresa o alguna de las compañías Encargadas del Tratamiento de los Datos Personales, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales;
(v) Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los autorizados, siempre y cuando no exista obligación legal para el Titular de permanecer en las Bases de Datos de La Empresa;
(vi) Presentar consultas y reclamos sobre la Información Personal. Sus consultas o reclamos serán atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles. En caso de no ser posible resolver su consulta o reclamo dentro de este término, Usted será informado de dicha situación y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que Usted presente podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico; (vii) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; y (viii) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. Confidencialidad de la Información Personal:
10.1 La Información Personal suministrada por los Titulares será utilizada únicamente por LTM3, sus vinculadas y los terceros autorizados para tales fines, conforme a lo establecido tanto en la autorización como en la Política de Privacidad. La Información Personal no será destinada, en evento alguno, a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada, razón por la cual LTM3 procurará proteger la privacidad de la Información Personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.
10.2 Si por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, LTM3 avisará a su Titular de tal situación.
10.3 La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitada, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.
11. Tratamiento de Información Personal de Menores de Edad:
11.1 En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LTM3 procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.
11.2 En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, LTM3 obtendrá la Autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.
11.3 En los casos que nuestro Sistema de Vigilancia capte datos biométricos de menores de edad los mismos serán tratados con el mayor recelo y su consulta está sometido a la más estricta reserva. En todo caso cuando sea necesario la consulta de las grabaciones se anonimizará las imágenes donde se puedan ver involucrados menores.
11.4 La Información Personal de menores recolectada como fruto del Tratamiento de Datos de sus padres en calidad de Trabajadores, Trabajadores Retirados o Terceros Vinculados, será tratada conforme a los usos y fines descritos en la presente Política de Privacidad y, únicamente con el fin de hacer los correspondientes registros ante las entidades del Sistema General de Seguridad Social.
11.5 Es también deber de La Empresa informarle acerca del uso y Tratamiento responsable y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad:
“Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.
Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto”.
De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los Datos Personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las Bases de Datos de La Empresa o que se soliciten requieren la Autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes La Empresa facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
11.6 Si tiene menos de dieciocho (18) años de edad, por favor no ingrese ningún tipo de Información Personal a través de nuestra web sin el consentimiento expreso y la participación de ambos padres o tutor. Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012. La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los Datos Personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.
12. Datos Sensibles:
12.1 La Empresa recopila, analiza y almacena datos sensibles tales como la información de salud de sus trabajadores y los datos personales de sus familias con el fin de cumplir con las obligaciones que como empleador le asisten a La Empresa. Estas finalidades pueden ser desarrolladas por La Empresa y/o por cualquier tercero que éste designe, caso en el cual, dicho tercero fungirá en calidad de encargado de La Empresa y, únicamente podrá dar tratamiento a los datos para las finalidades aquí descritas y según las instrucciones dadas por La Empresa.
12.2 Para el tratamiento de los datos sensibles y en especial para su almacenamiento, La Empresa usará las mejores técnicas conocidas de protección y encriptación de la información para prevenir, en la mayor medida posible, cualquier pérdida, daño o consulta no autorizada de dicha información. Asimismo, se garantiza que la información se usará para las finalidades descritas en la presente Política y que la información sensible, aunque podrá ser transmitida para dar cumplimiento a las finalidades, no será transferida a terceros.
13. Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos:
13.1 Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.
13.2 Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información o sus causahabientes consideren que su información de ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de LTM3 de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:
a. Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico;
b. Si el reclamo resulta incompleto, LTM3 requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición:
i. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
ii. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.
c. Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.
d. LTM3 resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrá ser efectuadas por cualquier medio físico o electrónico.
13. 3 Solicitud de Supresión de Datos Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse en los siguientes casos: (i) cuando sea una obligación legal conservarlos; (ii) cuando el Titular se haya obligado contractualmente a permitir su uso; (iii) cuando conservar los datos sea necesario para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público; o, (iv) cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
13.4 Revocatoria de Autorización Cuando un Titular quiera revocar la autorización que haya dado para la utilización de sus datos personales, deberá informar al Responsable del Tratamiento de manera clara, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el titular de la información manifiesta que desea revocar su autorización para el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de comunicaciones, novedades, entre otros. La revocatoria de la autorización será total cuando el Titular de la información solicite que cese completamente el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas. En todo caso, dicha revocatoria no será aplicable el Tratamiento de los Datos Personales sea obligatorio en virtud de un mandato legal o para el cumplimiento de obligaciones contractuales.
14. Contacto - Responsable:
En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de la Información Personal favor dirigir sus consultas, peticiones quejas o reclamos a:
a. El correo electrónico reservas@8010urbanliving.com.
b. Solicitud por escrito al Departamento Administrativo LTM3, en la Carrera 10 No. 80-36, Bogotá, D.C.
15. Política de tratamiento de cookies:
La Empresa podrá implementar diferentes tipos de Cookies propias o de terceros con diferentes fines para brindar una mejor experiencia mejor y más personalizada, éstas pueden clasificarse en las siguientes categorías:
Necesarias: Son aquellas indispensables para el normal funcionamiento de la página.
Funcionales: Son aquellas que ayudan a realizar ciertas funcionalidades no esenciales de la página, como compartir el contenido de la página a través de diversos canales como redes sociales, recopilar comentarios y otras características (No necesarias).
Rendimiento: Son aquellas que sirven para comprender y analizar los índices de rendimiento clave del sitio web, lo que nos ayuda a brindar una mejor experiencia de usuario a los visitantes.
Analítica: Son aquellas que se utilizan para comprender cómo los visitantes interactúan con el sitio web. Estas cookies ayudan a proporcionar información sobre métricas, el número de visitantes, el tráfico de la página, los elementos más vistos de la página. Estas cookies nos permiten obtener estadísticas para mejorar nuestro servicio.
Publicitarias: Son aquéllas que se utilizan para promocionar a los visitantes anuncios, promociones, ofertas y campañas de marketing. Estas cookies rastrean a los visitantes en los sitios web, permitiéndonos realizar anuncios personalizados.
El tratamiento y la finalidad de los datos que La Empresa recolecta a través del uso de cookies se encuentran desarrollados en las definiciones anteriormente mencionadas en la Política de Cookies. La autorización manifestada por el Titular para el uso de cookies y el tratamiento de estos datos por parte de La Empresa se presenta de las siguientes formas:
1. Aceptación expresa del aviso de cookies que aparece en la página web y demás plataformas virtuales de La Empresa.
2. El Titular podrá desactivar todas las cookies no necesarias para el funcionamiento de la página. Igualmente recordamos que usted puede en cualquier momento eliminar las cookies almacenadas, configurar el navegador para que solicite aprobación antes de almacenar cookies o directamente evitar que se almacenen cookies. Este procedimiento se realiza de forma diferente en los distintos navegadores y es indispensable realizarlo individualmente en cada navegador que usted utilice, es posible que no pueda hacer uso de todas las funcionalidades. Sin perjuicio de lo anterior, el Titular puede, en todo momento, deshabilitar el uso de cookies por parte del navegador que utiliza para evitar que La Empresa siga recaudando estos datos cuando se ingrese a la página web y demás plataformas virtuales de La Empresa. No obstante, esto puede desmejorar o incluso impedir ciertas funcionalidades de la experiencia de navegación para el Titular. En todo caso usted podrá consultar nuestra Política de Cookies en el siguiente enlace www.8010urbanliving.com
16. Circuitos Cerrados de Videovigilancia:
La Empresa ha dispuesto circuitos cerrados de videovigilancia en las oficinas en las que se desarrolla el objeto social de La Empresa. Las cámaras de videovigilancia instaladas graban 24/7 los espacios que se encuentran a su alcance. La Empresa garantiza que ninguna de las cámaras viola la intimidad de los Titulares, pues La Empresa no ubicó ni ubicará cámaras en baños, cambiadores ni espacios de lactancia entre otros.
Las imágenes capturadas por las cámaras de videovigilancia se conservan por un periodo de
Treinta (30) días a menos que una autoridad judicial o administrativa requiera a La Empresa su conservación por un periodo superior. Las finalidades de la recolección de imágenes a través de los circuitos cerrados de televisión son, entre otros:
1. Procurar la seguridad de las personas e instalaciones dentro de las oficinas.
2. Usar las imágenes obtenidas para la prevención y, eventual verificación de conductas delictivas, en cuyo caso, se entregarán las imágenes a las autoridades correspondientes.
3. Verificar los factores de riesgo en las oficinas.
4. Recrear los accidentes con el fin de verificar las circunstancias y factores de riesgo presentes, con miras a mitigar los peligros existentes y prevenir su repetición.
5. Presentación ante compañías de seguros.
La Empresa garantiza que el acceso a las imágenes tomadas en los circuitos cerrados de videovigilancia está restringido a personal capacitado y/o autoridades competentes. En caso de dudas usted podrá solicitar consultar nuestro Manual de Videovigilancia.
17. Documentos relacionados:
Política de Cookies.
Manual de Videovigilancia.
Política de Seguridad.
18. Resumen de cambios respecto a la versión anterior:
Sección Modificación
Introducción Desarrollo del derecho de Habeas Data y el Marco Normativo
1. Agregó definición Encargado
3.11 Inclusión definición de Cookies
4 Categorías de tipo de Titulares
5 Desarrolla el Uso de Datos
6 Incluye autorización de transmisión en caso de fusión y desarrolla los casos que no es necesaria la autorización
8 Desarrolla nuevas finalidades
11 Desarrolla tratamiento de Datos Menores
13 Supresión y Revocatoria
15 Política de Cookies
16 Videovigilancia
19. Modificaciones de la Política de Privacidad:
LTM3 se encuentra plenamente facultada para modificar la presente Política de Privacidad. Cualquier cambio será informado ya sea por medios electrónicos o físicos a los Titulares de la Información Personal. El otorgamiento de la autorización, así como el registro en la Página Web será entendido como manifestación expresa de la aceptación de la Política de Privacidad.
20. Vigencia:
La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir de su firma, con vigencia indefinida.
